Recordatorios automáticos por WhatsApp (Pro y Business)

Los recordatorios automáticos son una de las funciones que más reduce los no-shows. Zita los envía por WhatsApp 24 horas antes de cada cita, con dos botones: confirmar o cancelar. El cliente responde con un toque, sin escribir nada.

Disponibilidad por plan

• Starter: no incluye recordatorios automáticos.
• Pro: hasta 500 recordatorios al mes.
• Business: hasta 2.000 recordatorios al mes.
• Enterprise: sin límite.

No tienes que activar nada: si tu plan incluye recordatorios, se envían automáticamente para todas las citas que cumplan las condiciones que explicamos abajo.

Cuándo se envía exactamente

Zita comprueba las citas cada pocos minutos y envía un recordatorio aproximadamente 24 horas antes de la hora de inicio de la cita. No hay día ni hora fija: depende de cuándo es cada cita.

Hay dos excepciones donde Zita no envía recordatorio:

• Citas reservadas con menos de 24h de antelación. Si alguien reserva esta mañana para esta tarde, no se le manda recordatorio (no tendría sentido).
• Citas ya canceladas o pasadas. Si una cita se cancela antes de las 24h, el recordatorio queda anulado.

Qué ve el cliente

El recordatorio es un mensaje breve por WhatsApp con la fecha, hora, servicio y profesional, seguido de dos botones:

• Confirmar: la cita pasa a estado "confirmada" en tu calendario. Ya sabes que el cliente va a venir.
• Cancelar: la cita se cancela al instante, el hueco se libera y el cliente recibe una confirmación de la cancelación.

Si el cliente no responde, la cita sigue en pie como "reservada" sin cambios. Zita no envía un segundo recordatorio: una notificación es suficiente para no resultar pesados.

Cómo se cuentan los recordatorios

Cada recordatorio enviado cuenta como uno, independientemente de si el cliente responde o no. Las respuestas del cliente ("Confirmar", "Cancelar") y los mensajes que él inicie no cuentan: son gratis dentro de la misma conversación.

El contador se reinicia con cada ciclo de facturación. Si tu cuenta empieza a contar el día 5 de cada mes, el contador vuelve a cero el día 5 del siguiente.

Qué pasa si te acercas o pasas del límite

Cuando llegas al 80 % de tu cap mensual, te enviamos un email de aviso para que sepas que estás cerca. En ese momento puedes:

• Esperar al siguiente ciclo (los recordatorios seguirán enviándose hasta agotar el cap).
• Subir al plan superior. El cambio es inmediato y desbloquea más recordatorios al instante.

Si llegas al 100 % antes de fin de ciclo, los recordatorios extra dejan de enviarse hasta que se reinicia el contador o subes de plan. Las citas siguen ahí en tu calendario, solo que sin recordatorio. Te enviaremos otro email avisando para que lo sepas.

En tu página de Facturación puedes ver en tiempo real cuántos recordatorios llevas enviados este ciclo y cuándo se reinicia el contador.

Cuando un cobro falla, los recordatorios se pausan

Si tu pago mensual no se procesa correctamente (tarjeta caducada, fondos insuficientes, etc.), entramos en periodo de cobro fallido y los recordatorios se pausan automáticamente. El resto de funciones (calendario, bot, reservas) sigue funcionando los primeros 7 días. Te avisamos por email para que actualices la tarjeta desde el portal de facturación.

En cuanto el cobro se complete, los recordatorios se reanudan automáticamente.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar el mensaje del recordatorio?

El texto del recordatorio está pensado para encajar con la plantilla aprobada por WhatsApp Business, así que la personalización está limitada. Si te interesa adaptar el tono o añadir información (instrucciones de llegada, ubicación, etc.), escríbenos y vemos cómo encajar tu caso.

¿Y si el cliente responde a través del recordatorio con un mensaje libre, no con los botones?

Esa respuesta entra como una conversación normal con Zita. Si no encaja con los menús (por ejemplo, escribe "¿puedo cambiar la hora?"), Zita le redirige a las opciones disponibles y, si insiste, tú lo verás como una conversación abierta en WhatsApp Business para gestionar tú directamente.

¿Se envían recordatorios para citas creadas manualmente desde el panel?

Sí, exactamente igual que para las citas creadas por el bot. Lo único que cambia es el origen de la cita; el flujo de recordatorios es el mismo siempre que la cita esté reservada con al menos 24h de antelación y el cliente tenga un número de WhatsApp válido.